営業日記

工場・倉庫・事務所の引き渡し

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みなさまコロナ禍の中、いかがお過ごしでしょうか。
ブログの更新が滞っております。
久しぶりに営業日記を。

コロナより前から商談を進めていた案件は緊急事態宣言中だろうがちょっとずつ進めていました。名古屋市某所の大型工場案件をずーっとやってて、本日、やっと引き渡しを終えました。引き渡しが終わった後に帰社し、これまでのデータを整理して案件完了となります。物件調査や査定資料など、初期の資料から順に時系列、分類別にデータにまとめ、あとから「あの時どんな経緯で合意に至ったんだっけ」みたいなときに参照しやすくしておきます。

僕は紙資料でもデータでも保管しているのでムダなことも多いかもしれませんね。ちょっとずつペーパーレスに代えていってるのですが、依頼者には紙で説明することも多く、いまだに紙資料もファイリングします。

データの管理はこんな感じ(下記はフォルダ内の階層)

日付_依頼者名_案件名
┗取引台帳、業者情報、マネロン、顧客カード
┗物件調査、紹介物件、査定書
┗物件概要、営業報告、紹介先、媒介契約書
┗買付申込、売渡証明書
┗重説完成版
┗重説添付書類
┗告知書、設備表
┗周辺地図、地歴
┗登記簿
┗公図
┗評価証明、課税明細
┗都市計画、用途地域
┗建築図面、パンフ、間取り図
┗管理規約
┗ライフライン(水道、ガス等)
┗道路関係
┗地盤
┗ハザード
┗暴対法
┗売買契約書
┗引渡確認書
┗ご案内書類
┗見積書、請求書、領収書、諸費用一覧
┗委任状、代理権限
┗本人確認書類
┗固都税清算書等
┗測量、越境
┗登記関係
┗解体その他工事
┗融資
┗保険
┗新築計画(新築計画がある場合)
┗税金(相続案件の場合)
┗地位承継(オーナーチェンジの場合)
┗写真
┗チェックシート
┗メール履歴
┗議事録、送付状
┗※議事録のみエバーノート

それぞれのフォルダの中に時系列順でデータをぶちこんでいきます。いろんな管理方法を試して今はこれに落ち着きました。
階層分けされた空のフォルダをあらかじめ用意しておき、新規案件が動き出したら丸ごとコピーして使います。

案件進行中は、そういえば道路情報どうなってたっけ、、みたいな時でも、フォルダ内の場所が慣れてわかっているので瞬時に目的のデータに辿り着けるようになりました。
基本的にはフォルダ内にフォルダ、みたいな階層はつくりません。
一方、紙のファイリングは全て時系列順。取引後に紙資料を見直すことはほとんどありません。

こんな感じでデータ管理しています。議事録だけはエバーノートのサービスを使っていて、外出先で面談を終えてすぐに日報を書けるようにしています。

受託当時の日報を見ていたら1年以上も前でした。所有者さんにも大変喜んでいただき、お礼にとワインをいただいちゃいました。最近は自粛で宅のみばかりしてるので早速いただきたいと思います。

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